各種証明書発行業務を自動化
BEFORE -改善前-
品質保証部が発行している証明書は、大きく2つに分類できます。
1)調査が必要となり、作成に時間がかかるもの
2)定型化しており、すぐに作成できるもの
<問題>
- すぐに作成できる証明書でも以下の手順を踏むため、お客さまに少々お待ちいただく必要がある。
- 担当者が申込内容を確認
- 所定のフォーマットを用いて証明書を作成
- メールにて返答
フォーマットに当てはめるだけの作業なので、自動で回答できる仕組みが構築できないかと思い、関係部署と検討することにしました。
AFTER -改善後-
4種類の証明書について、WEBページ内で自動発行できるようにしました。
「該非判定書(EAR判定結果の記載あり)」
「RoHS 指令適合証明書」
「米国 TSCA PBT 物質不使用宣言書」
「原産国証明書」
<効果>
- 「証明書の種類」を選択し、「品番」を入力いただくことで、証明書のPDFデータをダウンロードできるようにした。
- 個人情報を入力する手間を省くことで、すぐに発行できるようにした。
担当者は、証明書を作成する時間、メールでやりとりをする時間を削減できたので、他の作業に時間を割けるようになりました。 お客様からも発行作業がスムーズになったとご評価をいただけました。
メンバーからの一言
作業者の業務負担が軽くなったことも良かったですが、何よりお客様の満足度を向上することができて、とても満足しています。
今後もお客様にとって、より良い改善を考えていきたいと思います。
